Errores usuales en implementación de un sistema de gestión (ERP)

El uso de los sistemas ERP se ha extendido en el sector empresarial, sin embargo, junto con las implementaciones CRM, se han convertido en el más típico caso de fracaso en la implementación de software empresarial. ¿Cuáles son las más típicas razones del fracaso?

* No obtener el prometido retornos de inversión.

* Incumplimiento de los plazos de implantación y retraso en la puesta en marcha.

* Incumplimiento de presupuesto.

* Provocar innumerables daños al funcionamiento de la organización debido a los fallos del sistema, paradas en la producción y servido de pedidos.

Las estadísticas de la industria nos muestran que más del 60% de las implementaciones fallan. ¿Esto quiere decir que debemos renunciar a la implementación de un sistema ERP?. Evidentemente no, se trata de ver cómo prevenir que esto nos ocurra. Los principales problemas vienen derivados de las siguientes causas:

1. Falta de compromiso de los máximos responsables de la empresa. Los equipos directivos suelen delegar la tarea de supervisión del proyecto de implantación de un ERP a los mandos inferiores suele desencadenar un desconocimiento de los puntos críticos del proyecto, falta de entendimiento del tamaño, objetivos, y aspectos técnicos del proyecto, junto con la falta de dedicación de tiempo y recursos a la implementación del proyecto.
2. Inadecuada definición de los requerimientos. Falta de entendimiento y metodología en el desarrollo de los requerimientos.
3. Elección de productos insuficientes para cubrir las necesidades del proyecto. Esto suele ocurrir bien cuando existe una inadecuada definición de los requerimientos, o bien las personas que se encargarán de la elección del producto no tienen el tiempo o la preparación adecuada para llevar a cabo esta labor. Otro error muy común es implantar un sistema con el que hemos trabajado en otra compañía o nos recomienda un conocido sin definir nuestras necesidades reales.
4. Parquedad o uso de recursos inadecuados. Recorte de la inversión priorizando la cantidad a invertir, uso de equipos sin el perfil adecuado, o exponiendo al equipo a un sobreesfuerzo del 150% llevando a cabo las tareas normales de la organización a las extraordinarias del proyecto. La implementación de un sistema de gestión debe ser tratada como la actualización de la infraestructura de la compañía, una opción estratégica necesaria para mantener la competitividad de la compañía.
5. Resistencia al cambio. La deficiente gestión del cambio producido por el nuevo producto. Esta resistencia al cambio suele venir dada por la falta de comunicación de los objetivos del proyecto, no contar con las personas implicadas desde el inicio del proyecto, falta de implicación de las personas relacionadas con los procesos, falta de compromiso y apoyo de los máximos responsables, falta de comunicación. En este caso, la comunicación deficiente es una de la casusa, porque se lleva a cabo el proyecto, los objetivos o importancia del proyecto para la organización, así como evolución del mismo.
6. Error de cálculo en tiempo y esfuerzo. Aquellos que creen que la implementación de un sistema de gestión es instalar un software a donde darle siguiente, siguiente, siguiente, … y comenzar a trabajar.
7. Falta de adaptación del software a los procesos de negocio. Esto suele determinar falta de productividad, pérdidas de tiempo, errores y perdida de beneficios.
8. Falsas expectativas. La falta de entendimiento o conocimiento del proyecto suele conllevar que nos creemos falsas expectativas sobre el retorno de la inversión y el beneficio del proyecto. Para evitar esto debemos entender el coste total del proyecto, costes de planificación, consultoría, formación, pruebas, conversión de datos, documentación y curva de aprendizaje.
9. Formación y entrenamiento inadecuados. La formación en el nuevo sistema es crítica, los usuarios dejan de trabajar con su herramienta habitual, para enfrentarse a una nueva forma de hacer las cosas, con nuevas pantallas y procedimientos para llevar a cabo sus habituales tareas.
10. Deficiente gestión y diseño del proyecto. No detectar los eventos críticos en el plan de proyecto, como tiempos para documentar, redefinir o integrar los procesos, pruebas  o puesta en producción. Excesos de riesgos a la hora de acometer un proyecto, abordando de forma completa en vez de por fases para evitar catástrofes y perdidas de beneficios en caso de incidencias.

Los dos pilares fundamentales o principales ideas en la implementación de un ERP y que nunca debemos perder de vista,  son que los sistemas de gestión son parte de la infraestructura de la organización, son herramientas estratégicas para la supervivencia y el éxito de la compañía, y por otro lado,  los sistemas de información tienen la tarea de soportar los procesos de negocio e incrementar la productividad.