Como elegir el mejor ERP para mi empresa

Ya tengo identificado mi problema…

“Dispongo de múltiples aplicaciones en mi empresa para soportar los distintos procesos. Estas aplicaciones no están integradas, lo que dificulta el trabajo de las distintas áreas de la empresa y desencadena  la reiteración en la mecanización de los mismos datos.

El resultado de estas deficiencias es la existencia de datos erróneos en mi base de datos, no hay integridad en la información almacenada, esto termina generando incidencias en la prestación de los servicios a mis  clientes (pedidos incorrectos, direcciones de entrega equivocadas, devolución de pedidos, pérdida de clientes por retrasos en los pedidos, etc.

De paso comentar mis desagradables sorpresas con la tesorería, los riesgos de los clientes y los stocks de los almacenes. En numerosas ocasiones no dispongo de la información que necesito para tomar decisiones, o cuando la tengo es demasiado tarde»

¿Os reconocéis….?, vivimos en la sociedad de la información, pero tenemos un exceso de datos (que no es lo mismo que información, a lo que me gusta llamar datos organizados de tal forma que tienen sentido por sí mismo). Tal cantidad de datos se convierte en un problema, entre no tener datos y tenerlos sin poder gestionarlos adecuadamente no hay gran diferencia. Los datos no nos son de gran ayuda si no lo convertimos en información de utilidad, si no están organizados adecuadamente.

Somos conscientes de la necesidad de un sistema único que conecte todas los departamentos y áreas de la empresa, un sistema que recoja todas las transacciones, que me de acceso a la trazabilidad de estas transacciones, que optimice los procesos, que los haga más simples y que aporte eficiencia a la gestión. Esto me permitirá usar los recursos en aquellas tareas que aporten valor y que no puedan hacer las máquinas por nosotros, un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP):

• … que nos ayude a mejorar la gestión de la organización

• Optimizar los procesos

• Dotar de mayor eficiencia nuestro trabajo

• Automatizar las tareas mecánicas

• Introducir la información una sola vez

• Presentándola accesible a todo el que debe tener acceso

• Que facilite el acceso a la información

• Permitiendo el flujo interdepartamental de la información

• Presente el acceso centralizado a la información desde un único sistema

• Acceso a información a tiempo real para la toma de decisiones

¿Cuál es la mejor herramienta de gestión para mi empresa?

Una vez tengo claro que necesito una herramienta de gestión, ahora me toca plantearme cual de los  múltiples productos existentes en el mercado debo utilizar, ¿cuál es el más adecuado para mi empresa?, realmente es una decisión importante a medias, pero luego lo abordaremos. A la hora de seleccionar un producto debo seguir algunas pautas:

• Que tenga referencias en mi sector, que ya haya sido implantado en empresas similares a la mía y esté funcionando eficientemente

• Que esté soportado por base de datos profesionales que puedan gestionar el volumen del histórico de datos de varios años de funcionamiento en mi empresa

• Que recoja la mayoría de los procesos de forma estándar  y no me obligue a realizar desarrollos interminables

• Que tenga un buen soporte, cercano y con alternativas al integrador con el que trabajo hoy, si mañana hay algún problema que no dependa únicamente de él

• Una marca debe dar garantías al producto, que tenga un reconocido prestigio en el mercado y garantice la evolución y supervivencia del producto

Pero lo más importante no es el software, el software es un meno medio para conseguir un objetivo, los importante es mi empresa y el integrador, debo prestar mucha atención para….

• Asegurar la correcta elección de las personas que transmiten los procesos al integrador

• Verificar que los procesos han sido recogidos por el integrador tal como yo los he definido y se adaptan realmente a mis necesidades

• Asegurarse de un buen plan de pruebas antes de entrar en producción

La tarea no será fácil, el integrador se irá y tú te quedarás pilotando la nave, merece la pena que te lo tomes en serio, te impliques y pidas a tu equipo que lo haga. De todo ello va a depender la gestión de tu organización, ¿no es lo suficiente importante?. Aparca el día a día, sabemos que siempre hay algo que hacer, pero no será casi nunca más importante que esto. Esto requiere dedicación de tu equipo, cubre este sobresfuerzo o incentiva para que lo lleven a cabo. Vende el proyecto a tu organización, no lo impongas, explica porque, para que, que aporta, y en que va a ayudar al equipo.

Sistema estándar & desarrollo a medida

La siguiente disyuntiva que se nos presenta es si decantarnos por un producto estándar o un desarrollo a medida, ¿estándar o a medida?

• Un sistema estándar está realizado en base a la experiencia de muchas empresas a lo largo de los años, esto debería garantizar el diseño de  los mejores procesos en el software. Sin embargo, hay procesos que el estándar no recoge, y entonces pienso en un sistema a medida

• Un producto estándar está muy probado y minimiza las incidencias en su implantación. Un sistema a medida genera muchas incidencias en su implantación, yo soy el conejillo de indias, las implantaciones se suelen dilatar en el tiempo, no terminan nunca, y suman un coste muy superior al de un sistema estándar.

Por otro lado, el gerente de la empresa transmite al consultor:

«Yo he creado esta organización de la nada, llevo años haciéndola  crecer, yo he diseñado cada uno de los procesos existentes y sé que funcionan, porque debo cambiar».

Mientras tanto el consultor le dice al gerente:

«Nuestra solución está desarrollada en base a la experiencia y aportación de cientos de empresas, en ellas se ha probado y asegura la mejor opción para los procesos de organizaciones de su sector».

¿Quién tiene razón….?, seguramente ambos, en el término medio está la virtud. Debemos utilizar los desarrollos a medida para aquellos procesos que no recoja el estándar y sean procesos diferenciales de la organización, procesos que nos aporten realmente una ventaja competitiva en el mercado. En los procesos donde hacerlo de esa forma no me aporte nada debo amoldarme al estándar, no merece la pena tener este sobrecoste y asumir el riesgo de un desarrollo que mantener en ese caso.

Como llevarlo a cabo, esto es otra historia…

Hablamos de una tarea difícil, desmontar piezas de un complejo engranaje, desmontar todos los procesos de la organización, limpiar, modificar, volver a montar,… y necesitamos que luego funcione, buffff ….!

Abarcarlo todo de una sola vez puede suponer un esfuerzo ingente, es muy sensato segmentarlo en fases según el tamaño del proyecto. Hay organizaciones que han estado al borde de la quiebra por una inadecuada gestión del cambio en su solución empresarial. Primero abordemos las áreas de mayor urgencia para en posteriores fase continuar con los procesos secundarios.

¿Cómo lo haremos?

Para llevar a cabo el proceso de implantación de un sistema de gestión es conveniente llevar a cabo una metodología, una serie de pasos ordenados y encaminados a que el proyecto llegue a buen puerto.

• Análisis de procesos

En este punto debemos identificar las personas clave de las distintas áreas de la empresa a las que vamos a dar soporte con la implantación del sistema. Estas personas explicarán al equipo consultor el actual funcionamiento de los procesos de la organización, tanto en la actualidad, como los deseos de mejora que ven actualmente.

Se deben establecer reuniones con todos ellos para recoger toda esta información, que deberá ser analizada y ordenada en un documento que debemos presentar, comentar, discutir y firmar, cliente e integrador. Este documento será el reflejo de que el integrador a entendido las necesidades  de la organización y que estas han sido correctamente plasmadas.

• Desarrollos a medida e implantación

Una vez el análisis ha sido validado, entraremos en el desarrollo e implantación del proyecto, esto da para mucho, pero no me voy a extender en este post. Sobre este tema existen posts anteriores, también sobre típicos errores en la implantación de un sistema de gestión.

• Sistema de pruebas, esto también da para otro post.

• Formación

• Y finalmente la puesta en producción

Seguro que hay muchas cosas que he dejando en el tintero, me ayudáis a mejorar este post? que temas, dudas abordar?