A la hora de gestionar un proyecto con un cliente o bien internamente, podemos encontrarnos innumerables problemas que no permitirán alcanzar el objetivo marcado por una inadecuada gestión del proyecto. La inexistente planificación, modificaciones aleatorias, la perdida de visión y control, darán al traste con el trabajo desplegado aunque este sea ingente. Por ello, yo recomiendo que siempre exista una persona encargada de la gestión del proyecto y que siga unas pautas básicas para llevar al mismo a buen puerto.
Es posible ampliar los apartados a tener en cuenta en la gestión de un proyecto, pero enumeremos las que creo indispensables, para que un proyecto pueda desarrollarse con un mínimo de garantías.
Una vez se ha aceptado la propuesta por parte de nuestro cliente, es conveniente realizar una reunión con el cliente para fijar las reglas del juego, de forma que se consensúe cual va a ser la metodología de trabajo y como se va a desarrollar el mismo. En esta reunión es conveniente también tratar los temas logísticos por decirlo de alguna forma,
– Sala de trabajo que utilizaremos si debemos desplazarnos a las instalaciones del cliente
– Contactos de todos los integrantes en el proyecto por ambas partes
– Designar un interlocutor único por ambas partes, ¡único!, por donde fluya la información entre ambas entidades
– Interlocutores de las áreas claves del proyecto, etc.
También es importante hacer un llamamiento en esta reunión a la necesidad de la implicación de la dirección o los máximos responsables en su ámbito. La implicación del cliente al proyecto condicionará sin duda su éxito. El personal de nuestro cliente, tendrá que hacer frente a sus tareas diarias junto con las nuevas que demande el proyecto. En caso de saturación, normalmente suele priorizar el trabajo diario que es por el que se le mide su rendimiento u objetivos, penalizando el rendimiento y éxito del proyecto.
Fase de análisis funcional
En esta primera fase, debemos confirmar el estudio realizado previamente si existe, analizando el trabajo a realizar, que funcionalidades debemos cubrir, alcance, los procesos afectados y efectos colaterales del proyecto.
Recabar toda la información que será necesaria durante la ejecución. Elaboraremos un documento que deberá se aceptado por el cliente sobre este apartado, y debe ser un documento muy enfocado a funcionalidad y diseño, y lo menos técnico posible.
Plan de proyecto
Una vez el análisis ha sido aprobado, es muy conveniente realizar un documento de plan de proyecto. Este documento recogerá:
– Las personas implicadas en el proyecto y responsabilidades por ambas partes
– El alcance
– La planificación temporal del mismo, fases y asignación de tareas, contemplando al menos el desarrollo, fase de pruebas y test, formación y entrada en producción
– Otros temas a tener en cuenta pueden ser aspectos como la migración de datos si existe, planes de contingencias o gestión de riesgos antes peligros existentes, etc.
Un riesgo es un evento que puede ocurrir o no en el futuro y en caso de ocurrir tiene un impacto negativo, por lo que debe ser gestionado por la Dirección del Proyecto. Los riesgos son inherentes a cualquier proyecto, lo cual no hace que sean inevitables, aunque no obstante hay riesgos que son inevitables, pero que en cualquier caso han de ser gestionados. Esta tarea debe ser dinámica, pues hay riesgos que pueden o no aparecen en el proyecto desencadenado por circunstancias diversas no conocidas o existentes a su inicio.
Seguimiento
En las reuniones de seguimiento se controlará la evolución del proyecto y se levantará acta del mismo, reflejando los acuerdos alcanzados, incidencias y decisiones tomadas en torno a la evolución del proyecto.
Es imprescindible celebrar reuniones de seguimiento más frecuentes al inicio del proyecto, demorándolas algo más si el proyecto transcurre por buen cauce.
Se levantará acta de cada reunión, debería de incluir al menos los siguientes puntos:
– Asistentes
– Temas a tratar
– Temas acordados
– Responsabilidades pendientes, responsables y fechas de cumplimiento
Formación
El uso por parte del usuario determinará el éxito del proyecto, es un factor decisivo.
A nadie le gusta que cambien su operativa de trabajo, esto nos supone un esfuerzo extra, si no ponemos todas las facilidades al alcance del usuario (si se ve afectado) pueden boicotear el proyecto.
Para ellos considero importante tratar tres temas importantes sobre este apartado,
– Vender el proyecto al inicio del proyecto, resaltando las mejoras que recibirá con el cambio el usuario
– Implicarle en el proyecto, que opine y aporte, no solo aportará ideas de interés que no son percibidas desde otros escalafones, si no que será más receptivo a algo en lo que se participa.
– Realizar la formación lo más parecida a la puesta en producción posible, usar datos reales si es posible.
Gestión de pendientes
La Gestión de Pendientes tiene como objetivo identificar las tareas pendientes de un proyecto, de entre las cuales las habrá identificables de antemano y otras que surgen de forma no imprevista o no planificada (modificaciones). También se recogerán aquellas incidencias que surjan en el proyecto.
Es responsabilidad del jefe o director de proyecto de avanza mantener la actualización de dicho documento personalmente o delegándolo en quien proceda.
En cualquier caso, se deberá registrar cuando se ejecuta y la persona que lo hace.
Registro de cambios
Paralelamente es indispensable llevar un registro de cambios realizados en el proyecto, con la persona que lo demanda y la fecha de solicitud, así como la fecha del cambio efectuado. Solo el director de proyecto podrá aprobar estos cambios. Es importante, una vez se inicia el proyecto, solo atender los cambios que sean realmente indispensables. Esta es una de las claves del proyecto, si a lo largo del proyecto no paramos de hacer cambios, el proyecto será un fracaso, modificaciones no convenientemente analizadas por la empresa ejecutora ni el cliente, suelen desencadenar problemas colaterales que conllevarán la demora en la ejecución del proyecto, errores e incidencias en los procesos perjudicando a ambas partes.
Aunque es difícil de hacer entender al cliente que es lo más adecuado no atender estos cambios, debemos remitir estos cambios a ser implementados una vez la solución esté en producción y sea estable.
¿Que incluirian que se me escapa? …. ;-(
Otros posts de interes relacionados con el tema:
http://nicolassuarez.wordpress.com/2010/01/22/seguimiento-en-la-gestion-de-proyectos/
http://nicolassuarez.wordpress.com/2010/02/15/planificacion-estrategica/
Buenas tardes, Nicolás; gran post; muy completo y fidedigno con la realidad.
Para mi, la clave, casi siempre está en la propuesta; si algo aprendí de mi gran mentor en Consultoría, es que cuando surgía algún problema de enfoque, siempre me decía: «vuelve a leer la propuesta».
Para mi gusto, la propuesta tiene que definir, en la medida de lo posible, todos los aspectos que propones: alcance, fases, planificación, metodología, etc…, y creo que debe ser en todo momento «la biblia» del proyecto, o por lo menos, la Hoja de Ruta a seguir.
Por otra parte, para mi gusto apuntas dos temas fundamentales: la fase de arranque del proyecto, donde definir cadencias de reuniones de seguimiento, formalización de responsabilidades en el equipo de proyecto (consultores y clientes), etc. y marcar reuniones de seguimiento y avance con hitos a revisar.
finalmente, comentarte que creo que no te dejas nada, siempre y cuando el proyecto se trate de un desarrollo informático, que entiendo que es el enfoque general del post.
Por poner algún pero, te diría de incluir la gestión de facturación y cobros :-), y el hito de finalización del proyecto (o por lo menos de la versión 1), aunque nuevamente éstos dos puntos son primordiales en toda buena propuesta.
Me gustó el post; un saludo,
Pepe Moral
Gracias Pepe por el tomarte la molestia de hacer una aportación tan meditada, la perdida de enfoque remediada con “vuelve a leer la propuesta” realmente me ha encantado, gracias, gracias, espero que aterrices por este blog con mas frecuencia haciendo aportaciones tan interesantes como esta,
un fuerte abrazo